Dicas para organizar os arquivos do seu escritório

O teletrabalho parece ter vindo para ficar e muitas são as empresas que optaram por manter regimes híbridos ou totalmente remotos, mesmo depois do avanço do país na fase de desconfinamento. Durante a quarentena, muitos foram os portugueses que acabaram por criar espaços para trabalhar em casa. Uns preocuparam-se em construir escritórios eficientes, capazes de satisfazer todas suas necessidades; outros, mais nómadas, acabaram por preferir a solução do escritório móvel, onde cada dia o cenário é diferente.

Seja como for, sabemos que não é fácil manter um escritório funcional e prazeroso para trabalhar, sobretudo no que diz respeito à organização de papeis e tarefas. Encontrar o sistema de classificação para os arquivos pode ser um verdadeiro quebra-cabeças, mas não é impossível. E claro, é fundamental fazer limpezas semanais ao espaço para se livrar da papelada e dos demais objetos que entretanto por lá se juntaram e assim evitar problemas de acumulação. Confira as nossas dicas para o ajudar a criar um espaço limpo e arrumado e a aumentar a sua produtividade.

1. Guarde os seus documentos e papeis em armários fechados para evitar uma desorganização visual;
2. Crie um sistema para os seus arquivos com a ajuda de pastas com divisórias e separe os arquivos profissionais dos pessoais;
3. Designe um espaço da secretária para os novos documentos que necessitam ser triados e arquivados;
4. Identifique as gavetas, estantes, dossiers e todos os materiais que acondicionem os seus arquivos com etiquetas, para ser mais fácil reconhecer o seu conteúdo;
5. Instale um quadro ardósia ou magnético para que possa lá colocar todas as suas tarefas e eventuais papeis importantes – como as passwords da rede de casa;
6. Prefira sempre documentos digitais a documentos físicos e sempre que possível, digitalize os seus arquivos mais antigos e descarte o formato papel;
7. No caso de arquivos que seguem a organização por datas, coloque sempre primeiro e mais à mão a pasta referente ao ano atual;
8. Faça uma vistoria semestral ao conteúdo do seu escritório para garantir que ainda necessita de toda a papelada e objetos que lá moram;

Maria Luísa é a decoradora. A paixão pela decoração surgiu desde muito cedo, quando as paredes se tornaram folhas de desenho. Juntou o útil ao agradável e fez da vocação o seu trabalho. Está a cargo dos temas sobre ‘Decoração’ do Blog do Imovirtual.

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